Whistleblower
RM Fintech A/S har etableret en whistleblowerordning, hvor alvorlige forhold kan indberettes fortroligt.
Hvem kan indberette
Medarbejdere, tidligere medarbejdere, ansøgere, samarbejdspartnere og leverandører.
Hvad kan indberettes
Overtrædelser af EU-ret og alvorlige forhold, herunder bestikkelse, svig, alvorlige brud på arbejdsmiljø eller miljøregler.
Sådan indberetter du
Indberetning sker via formularen her på siden. Du vælger type af forhold, beskriver hændelsen og kan vælge at være helt anonym. Indberetningen gemmes i en lukket postkasse, som kun den ansvarlige for ordningen har adgang til, og du modtager en reference, når den er registreret.
Formålet med whistleblowerordningen
RM Fintech A/S har etableret en whistleblowerordning, der giver medarbejdere og andre med tilknytning til virksomheden mulighed for at indberette alvorlige forhold og mistanke om ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder, uden at skulle rejse sagen gennem det almindelige ledelseshierarki, hvis det opleves som en barriere.
Ordningen skal understøtte en kultur, hvor medarbejdere trygt kan gøre opmærksom på forhold, der bekymrer dem, uden frygt for negative konsekvenser, og hvor virksomheden har en reel mulighed for at opdage og rette op på fejl og uregelmæssigheder, før de udvikler sig til større problemer.
Whistleblowerordningen er et supplement til den almindelige, åbne dialog i organisationen og erstatter ikke den daglige mulighed for at rejse spørgsmål og bekymringer direkte over for nærmeste leder, men giver en ekstra kanal til de situationer, hvor det ikke opleves som en farbar vej.
Hvem kan indberette, og hvad kan indberettes
Ordningen kan anvendes af medarbejdere, tidligere medarbejdere, leverandører, samarbejdspartnere og andre, der i kraft af deres arbejdsrelaterede tilknytning til RM Fintech A/S har fået kendskab til forhold, der kan indberettes efter ordningen. Ordningen er ikke tiltænkt almindelige personalesager, medmindre disse har karakter af alvorlige forhold.
Der kan indberettes mistanke om forhold som overtrædelse af lovgivning, alvorlige brud på interne retningslinjer, korruption, bestikkelse, svig, alvorlige sikkerhedsmæssige forhold eller alvorlige brud på miljø- og arbejdsmiljøregler, hvor forholdet har en vis alvor eller almen interesse for virksomheden.
Almindelig utilfredshed med samarbejdsforhold, ledelsesstil eller lignende forhold, der ikke i sig selv udgør en overtrædelse af lovgivning eller alvorlige interne retningslinjer, håndteres bedst gennem de sædvanlige interne kanaler og forventes ikke indberettet gennem whistleblowerordningen.
Sådan foretages en indberetning
Indberetning kan ske skriftligt eller mundtligt gennem den kanal, virksomheden har stillet til rådighed til formålet, og der er mulighed for at indberette anonymt, hvis den indberettende person ønsker det. Vi opfordrer dog til, at indberetteren, hvis muligt, oplyser tilstrækkelig information til, at forholdet kan undersøges effektivt.
En indberetning bør så vidt muligt indeholde en beskrivelse af det konkrete forhold, hvornår det er observeret, hvem der er involveret, og eventuel dokumentation, der understøtter mistanken. Jo mere konkret informationen er, jo bedre forudsætninger har virksomheden for at undersøge sagen grundigt.
Indberetninger, der falder uden for ordningens anvendelsesområde, videresendes, hvor det er muligt, til den relevante interne funktion med henblik på almindelig sagsbehandling, medmindre indberetteren ønsker sagen behandlet fortroligt inden for whistleblowerordningen alene.
Fortrolighed og beskyttelse mod repressalier
Identiteten på en person, der foretager en indberetning i god tro, behandles fortroligt og videregives ikke til andre end de personer, der er nødvendige for at behandle sagen, medmindre indberetteren selv giver samtykke hertil, eller det følger af lovgivningen, at oplysningen skal videregives.
Personer, der i god tro indberetter et forhold gennem ordningen, er beskyttet mod repressalier som følge af indberetningen, herunder afskedigelse, forflyttelse eller anden form for ugunstig behandling, i overensstemmelse med den lovgivning, der beskytter whistleblowere.
Bevidst falske indberetninger, hvor indberetteren ved eller burde vide, at forholdet er usandt, er ikke omfattet af beskyttelsen og kan i grove tilfælde få konsekvenser for den, der har foretaget indberetningen, i overensstemmelse med gældende regler.
Indberet et forhold
Udfyld formularen nedenfor. Du vælger selv, om du vil oplyse kontaktoplysninger, eller om indberetningen skal være helt anonym. Indberetningen gemmes i en lukket postkasse, som kun den ansvarlige for ordningen har adgang til, og du får en reference, når den er registreret.
Behandling af indberetninger
Indberetninger modtages og behandles af en udpeget funktion i virksomheden, der har den nødvendige uafhængighed til at kunne undersøge sagen upartisk, uanset hvilken afdeling eller hvilken person indberetningen vedrører. Hvis en indberetning vedrører personer i den udpegede funktion selv, håndteres sagen af en anden, uafhængig kanal.
Indberetteren modtager en bekræftelse på, at indberetningen er modtaget, inden for den frist, lovgivningen fastsætter, og orienteres efterfølgende om, hvilke overordnede skridt der tages i sagen, i det omfang det kan ske uden at kompromittere undersøgelsen eller andre involverede personers rettigheder.
Undersøgelsen tilrettelægges, så den står i et rimeligt forhold til sagens alvor, og der inddrages ekstern juridisk eller anden faglig bistand, hvis sagens kompleksitet eller alvor tilsiger det, herunder i sager der kan have strafferetlige aspekter.
Opfølgning og forbedring af interne procedurer
Når en indberetning er undersøgt, tages der stilling til, om der er behov for konkrete tiltag, herunder personalemæssige konsekvenser, ændringer i interne procedurer eller yderligere kontroller, for at forhindre at et tilsvarende forhold opstår igen fremover.
Erfaringer fra behandlede sager, i anonymiseret og aggregeret form, anvendes til løbende at forbedre virksomhedens interne kontroller og retningslinjer, uden at det går ud over fortroligheden om den enkelte sag eller de involverede personer.
Ledelsen orienteres periodisk om ordningens generelle anvendelse, herunder antallet af indberetninger og hovedtrækkene i de forhold, der er blevet behandlet, med henblik på at vurdere, om ordningen fungerer efter hensigten, og om der er behov for justeringer.
Ikrafttræden, tilgængelighed og juridisk godkendelse
Whistleblowerordningen er tilgængelig for alle medarbejdere og relevante eksterne parter, og information om, hvordan ordningen anvendes, gøres let tilgængelig, både ved introduktion af nye medarbejdere og løbende gennem virksomhedens interne kommunikation.
Ordningen evalueres løbende for at sikre, at den fortsat lever op til de krav, der følger af gældende lovgivning om beskyttelse af whistleblowere, og for at sikre, at den fungerer i praksis, ikke kun på papiret.
Denne beskrivelse af whistleblowerordningen udgør virksomhedens praktiske grundlag for ordningens anvendelse. Den endelige juridiske godkendelse af, om ordningen i alle henseender lever op til gældende lovgivning, foretages af virksomhedens rådgiver.
Skal vi producere noget for din virksomhed?
Send din tegning, så vender vi tilbage med teknisk vurdering og tilbud. Vi modtager elektroniske tegninger i de fleste formater, og alt materiale behandles fortroligt.