Privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan RM Fintech A/S indsamler, anvender, opbevarer, beskytter og sletter personoplysninger, når du besøger rmfintech.dk, kontakter os, anmoder om et tilbud, søger en stilling eller indgår i et forretningsforhold med os. Politikken er udarbejdet efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov, og den gælder alle vores digitale og administrative kontaktflader.
1. Dataansvarlig
RM Fintech A/S, Hartvig Jensensvej 2, 4840 Nørre Alslev, Danmark, CVR 30 90 10 02, er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i forbindelse med vores websted, vores salgs- og tilbudsproces, vores leverandørsamarbejder og vores rekruttering. Har du spørgsmål til denne politik, til en konkret behandling eller til dine rettigheder, kan du kontakte os på salg@rmfintech.dk eller +45 54 46 50 72. Vi besvarer henvendelser om databeskyttelse hurtigst muligt og senest inden for en måned fra modtagelsen.
2. Hvornår vi behandler oplysninger om dig
Vi behandler personoplysninger, når du udfylder kontaktformularen, når du sender en tilbudsforespørgsel med tilhørende tegningsmateriale, når du sender en ansøgning, når du korresponderer med os pr. e-mail eller telefon, når du optræder som kontaktperson hos en kunde eller leverandør, og når du bruger webstedet med de cookies, du har givet samtykke til. Vi indsamler ikke oplysninger om dig fra tredjeparter ud over de oplysninger, der fremgår af offentligt tilgængelige virksomhedsregistre, når det er nødvendigt for at oprette et kunde- eller leverandørforhold.
3. Hvilke kategorier af oplysninger vi behandler
Vi behandler almindelige, ikke-følsomme personoplysninger. Det omfatter navn, virksomhedsnavn, stillingsbetegnelse, e-mailadresse, telefonnummer, land og adresse samt indholdet af din henvendelse. Ved tilbudsforespørgsler behandler vi desuden de tekniske oplysninger, du oplyser om emnetype, materiale, antal, seriestørrelse, ønsket leveringsdato og eventuelle vedhæftede filer som tegninger og 3D-modeller. Ved ansøgninger behandler vi de oplysninger, du selv vælger at oplyse i ansøgning og CV. Vi beder dig om ikke at sende følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger og cpr-numre, gennem vores formularer.
4. Formål med behandlingen
Oplysningerne behandles for at kunne besvare din henvendelse, vurdere en forespørgsel teknisk, udarbejde tilbud, indgå og administrere aftaler, planlægge og gennemføre produktion, levere og fakturere, dokumentere kvalitet og sporbarhed, håndtere reklamationer, varetage rekruttering samt overholde de forpligtelser, der følger af lovgivningen. Vi anvender ikke dine oplysninger til automatiske afgørelser eller profilering med retsvirkning for dig.
5. Retsgrundlag
Behandlingen sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, når behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig eller den virksomhed, du repræsenterer, i litra c, når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, herunder bogføringslovens krav, i litra f, når vi forfølger en legitim interesse i at drive og udvikle vores forretning, besvare henvendelser og sikre vores it-systemer, og i litra a, når du har givet samtykke, for eksempel til statistikcookies eller til at vi gemmer din uopfordrede ansøgning ud over den aktuelle rekruttering.
6. Fortrolighed omkring tegninger og teknisk materiale
Tegninger, modeller, specifikationer og andet teknisk materiale, du sender til os, forbliver din eller din virksomheds ejendom. Materialet gemmes i lukkede systemer, hvor adgangen er begrænset til de medarbejdere, der arbejder med den konkrete forespørgsel eller ordre. Filer, der uploades gennem tilbudsformularen, lagres i et privat lager uden offentlig adgang, og eventuelle interne links til filerne er tidsbegrænsede. Vi indgår gerne en fortrolighedsaftale, inden du sender materiale, og materialet anvendes udelukkende til at vurdere, tilbyde og producere din opgave.
7. Modtagere og databehandlere
Vi videregiver kun personoplysninger, når det er nødvendigt. Modtagere kan være vores it- og hostingleverandører, leverandører af e-mail- og formularhåndtering, revisor og eventuelle rådgivere samt fragt- og logistikpartnere i forbindelse med levering. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere og stiller krav om et sikkerhedsniveau, der svarer til vores eget. Sælger vi eller videregiver vi ikke oplysninger til markedsføringsformål. Du kan få oplyst vores aktuelle databehandlere ved at kontakte os.
8. Overførsel til tredjelande
Vores databehandling foregår som udgangspunkt inden for EU og EØS. Hvis en behandling undtagelsesvis indebærer overførsel til et land uden for EU og EØS, sker det kun på et gyldigt overførselsgrundlag, typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser suppleret med en konkret vurdering af beskyttelsesniveauet og eventuelle supplerende foranstaltninger.
9. Opbevaring og sletning
Vi opbevarer oplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til. Henvendelser, der ikke fører til et samarbejde, slettes, når de ikke længere er relevante for dialogen. Oplysninger, der indgår i regnskabsmateriale, opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven. Kvalitets- og sporbarhedsdokumentation opbevares i den periode, der er aftalt med kunden eller krævet i branchen. Ansøgninger slettes efter afsluttet rekruttering, medmindre du har givet samtykke til, at vi gemmer dem længere.
10. Sikkerhed
Vi beskytter personoplysninger med tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er tilpasset risikoen. Det omfatter adgangsstyring efter rolle og behov, personlige logins, kryptering af data under overførsel, sikker opbevaring af filer, adskillelse af systemer, sikkerhedskopiering samt fortrolighedsforpligtelser for medarbejdere. Vi træner løbende medarbejdere i sikker informationsbehandling og vurderer sikkerhedsniveauet, når vi tager nye systemer i brug.
11. Brud på persondatasikkerheden
Opdager vi et brud på persondatasikkerheden, dokumenterer vi hændelsen, vurderer risikoen for de berørte og anmelder om nødvendigt bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer. Er der høj risiko for dine rettigheder, underretter vi dig direkte og oplyser, hvad der er sket, og hvad vi gør ved det.
12. Dine rettigheder
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, ret til at få urigtige oplysninger rettet, ret til sletning i visse tilfælde, ret til begrænsning af behandlingen, ret til dataportabilitet for oplysninger, du selv har givet os, og ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af en legitim interesse. Har du givet samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage med virkning for fremtiden. Du udøver dine rettigheder ved at skrive til salg@rmfintech.dk, og vi kan bede om dokumentation for din identitet, inden vi udleverer oplysninger.
13. Klage
Er du utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, hører vi gerne fra dig først, så vi kan forsøge at løse forholdet. Du kan altid klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.
14. Ændringer af politikken
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, når vores behandlinger, systemer eller lovgivningen ændrer sig. Den til enhver tid gældende version findes på denne side, og væsentlige ændringer vil fremgå tydeligt. Vi anbefaler, at du orienterer dig i politikken, inden du sender fortroligt materiale til os.
Har du spørgsmål til indholdet, er du velkommen til at kontakte os på salg@rmfintech.dk.