Persondatapolitik (GDPR)
Persondatapolitikken fastlægger de overordnede rammer for, hvordan RM Fintech A/S behandler personoplysninger om kunder, leverandører, samarbejdspartnere, ansøgere og medarbejdere. Politikken er vores interne og eksterne referenceramme, og den suppleres af vores privatlivspolitik, vores cookiepolitik og de databehandleraftaler, vi indgår med vores leverandører.
1. Formål og omfang
Politikken gælder al behandling af personoplysninger i RM Fintech A/S, uanset om behandlingen sker digitalt eller på papir, og uanset om oplysningerne stammer fra en kunderelation, et leverandørsamarbejde, en rekruttering eller et ansættelsesforhold. Formålet er at sikre, at behandlingen altid er lovlig, gennemsigtig og proportional, at oplysninger beskyttes tilstrækkeligt, og at registrerede personer kan udøve deres rettigheder uden besvær.
2. Ansvar og organisering
Ledelsen har det overordnede ansvar for databeskyttelse og har udpeget en ansvarlig for den daglige efterlevelse. Den ansvarlige koordinerer behandlingsoversigten, databehandleraftaler, sletterutiner og håndtering af anmodninger fra registrerede. Alle medarbejdere har pligt til at følge politikken og til straks at rapportere mistanke om brud på persondatasikkerheden.
3. Behandlingsprincipper
Vi behandler personoplysninger lovligt, rimeligt og gennemsigtigt. Vi indsamler kun oplysninger til udtrykkeligt angivne og legitime formål og behandler dem ikke videre på en måde, der er uforenelig med disse formål. Vi begrænser oplysningerne til det nødvendige, holder dem korrekte og opdaterede, opbevarer dem i en form, der ikke gør det muligt at identificere den registrerede længere end nødvendigt, og beskytter dem mod uautoriseret adgang, tab og ændring. Vi kan dokumentere, hvordan vi lever op til principperne.
4. Kunder og kontaktpersoner
Vi behandler kontakt-, aftale- og korrespondanceoplysninger om kontaktpersoner hos vores kunder for at kunne afgive tilbud, planlægge og gennemføre produktion, levere, fakturere og yde support. Grundlaget er kontraktopfyldelse og vores legitime interesse i at drive et professionelt leverandørsamarbejde. Oplysningerne kobles til ordre- og kvalitetsdokumentation, når sporbarhed er en del af leverancen.
5. Leverandører og samarbejdspartnere
Vi behandler kontaktoplysninger og aftalevilkår for leverandører og partnere, herunder underleverandører til overfladebehandling og varmebehandling. Behandlingen er nødvendig for indkøb, kvalitetssikring, leveringsopfølgning og betaling. Hvor vores leverandører behandler personoplysninger på vores vegne, indgår vi databehandleraftale og fører kontrol med aftalens overholdelse.
6. Ansøgere
Ansøgninger, CV og bilag behandles fortroligt og er kun tilgængelige for de personer, der deltager i rekrutteringen. Vi indhenter kun referencer efter aftale med dig. Oplysningerne slettes efter afsluttet rekruttering, medmindre du har givet samtykke til, at vi gemmer din ansøgning med henblik på fremtidige stillinger. Et samtykke kan altid trækkes tilbage.
7. Medarbejdere
Vi behandler de oplysninger om medarbejdere, der er nødvendige for ansættelsesforholdet, herunder løn, arbejdstid, fravær, uddannelse, kompetencer og arbejdsmiljøforhold. Behandlingen sker efter ansættelseskontrakten, gældende lovgivning og kollektive aftaler. Medarbejdere oplyses om behandlingen ved ansættelsen og kan altid få indsigt i egne oplysninger.
8. Fortegnelse over behandlingsaktiviteter
Vi fører en fortegnelse over vores behandlingsaktiviteter med angivelse af formål, kategorier af registrerede og oplysninger, modtagere, sletterutiner og sikkerhedsforanstaltninger. Fortegnelsen gennemgås regelmæssigt og opdateres, når vi indfører nye systemer, nye behandlinger eller nye leverandører.
9. Databehandlere og videregivelse
Vi anvender databehandlere til blandt andet it-drift, hosting, e-mail og formularhåndtering. Vi vælger kun databehandlere, der kan give tilstrækkelige garantier for passende sikkerhed, og vi indgår skriftlige databehandleraftaler med dem. Videregivelse til selvstændigt dataansvarlige, herunder revisor, myndigheder og fragtpartnere, sker kun, når der er et lovligt grundlag. Overførsel til lande uden for EU og EØS sker alene på et gyldigt overførselsgrundlag.
10. Informationssikkerhed
Sikkerheden bygger på adgangsstyring efter behov, personlige brugerkonti, kryptering ved overførsel, sikker opbevaring af tegninger og filer, logning, sikkerhedskopiering, opdatering af systemer og fysisk sikring af vores lokaler. Fortrolighed er en del af ansættelsesvilkårene, og vi indgår fortrolighedsaftaler med kunder og leverandører, når opgaven kræver det. Sikkerhedsniveauet vurderes ud fra risikoen for de registrerede.
11. Sletning og opbevaringsperioder
Vi fastlægger opbevaringsperioder for hver kategori af oplysninger og sletter systematisk, når perioden er udløbet. Regnskabsmateriale opbevares fem år fra udgangen af det pågældende regnskabsår. Ordre- og kvalitetsdokumentation opbevares i den periode, der er aftalt med kunden eller følger af branchekrav. Henvendelser uden videre forløb slettes, når de ikke længere er relevante.
12. Rettigheder og behandling af anmodninger
Registrerede kan gøre brug af retten til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Anmodninger sendes til salg@rmfintech.dk og besvares uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen. Er anmodningen kompleks, kan fristen forlænges, og vi orienterer i så fald om årsagen. Vi kan bede om dokumentation for identitet, før vi udleverer oplysninger.
13. Brud på persondatasikkerheden
Alle hændelser med mistet, ændret eller uautoriseret tilgået data registreres og vurderes. Vurderes bruddet at indebære en risiko for de registreredes rettigheder, anmeldes det til Datatilsynet inden for 72 timer. Ved høj risiko underrettes de berørte direkte. Hændelser bruges systematisk til at forbedre vores procedurer.
14. Uddannelse og kontrol
Medarbejdere med adgang til personoplysninger introduceres til politikken ved ansættelsen og oplæres løbende. Vi gennemgår politikken, sletterutinerne og databehandleraftalerne regelmæssigt og ved væsentlige ændringer i vores systemer, organisation eller i lovgivningen.
Har du spørgsmål til indholdet, er du velkommen til at kontakte os på salg@rmfintech.dk.