Compliance & Whistleblower
Vi driver forretning ansvarligt og med høj informationssikkerhed. Kundens tegninger, data og produkter forbliver kundens ejendom, og vi har etableret en whistleblowerordning.
- Fortrolighed og NDA som standard
- Kundens IP genbruges eller videregives aldrig til tredjepart
- Eksportkontrol og sanktioner overholdes i alle leverancer
- Anti-korruption og god forretningsskik
- Whistleblowerordning i henhold til dansk lovgivning
Ansvarlig forretningsførelse
Vi følger dansk lovgivning og gældende krav i de brancher, vi leverer til. Aftaler, priser og leverancer håndteres gennemsigtigt, og interessekonflikter håndteres åbent.
Fortrolighed og sikkerhed
Tegninger og data behandles fortroligt og deles kun med de medarbejdere, der har brug for dem. Adgangen til filer er rollestyret, data opbevares krypteret, og fabrikken er fysisk adgangssikret, så materiale ikke kan tilgås af uvedkommende.
Antikorruption og gaver
Vi accepterer eller tilbyder ikke bestikkelse eller upassende betalinger i nogen form, hverken direkte eller gennem tredjepart. Beslutninger om leverandørvalg, kundesamarbejde og prisfastsættelse skal alene baseres på forretningsmæssige forhold som kvalitet, pris og leveringsevne.
Gaver og repræsentation håndteres efter klare rammer, der sikrer, at almindelig forretningsmæssig høflighed ikke glider over i noget, der kan påvirke en beslutning upassende. Er der tvivl om en konkret situation, skal den afklares internt, før den finder sted.
Alle medarbejdere med kontakt til leverandører, kunder eller myndigheder er forpligtet til at kende og efterleve disse rammer, uanset stilling eller anciennitet i virksomheden.
Konkurrenceret i praksis
Vi konkurrerer på pris, kvalitet, leveringsevne og teknisk kompetence, og vi indgår ikke aftaler med konkurrenter om priser, markedsdeling eller andre forhold, der kan begrænse en fri og fair konkurrence i vores branche.
Medarbejdere, der deltager i brancheforeninger eller lignende netværk, er opmærksomme på, at udveksling af følsomme kommercielle oplysninger med konkurrenter kan udgøre et konkurrenceretligt problem, uanset hvor uformelt det foregår.
Overholdelse af konkurrenceretten er en integreret del af vores forretningsetik, og eventuel tvivl om en konkret situation afklares internt, før en beslutning eller aftale indgås.
Interessekonflikter
Medarbejdere, der har personlige eller økonomiske interesser, der kan påvirke en forretningsmæssig beslutning, skal oplyse om det, så situationen kan håndteres åbent, i stedet for at en interessekonflikt opdages senere og skaber tvivl om beslutningens grundlag.
Det gælder blandt andet familierelationer til leverandører eller kunder, egne økonomiske interesser i samarbejdspartnere, og situationer, hvor en medarbejder har indflydelse på en beslutning, der involverer en nærtstående.
Åbenhed om potentielle interessekonflikter beskytter både virksomheden og den enkelte medarbejder, fordi det fjerner tvivl om, hvorvidt en beslutning er truffet ud fra saglige, forretningsmæssige hensyn.
Eksportkontrol og regulerede leverancer
Leverancer til forsvarsindustrien og andre regulerede sektorer kan være omfattet af eksportkontrolregler, som vi er opmærksomme på i den løbende dialog med kunder inden for disse brancher. Vi forholder os til de krav, der gælder for den konkrete opgave og det konkrete emne.
Hvor en kunde har specifikke krav til, hvordan følsomme oplysninger eller emner skal håndteres af hensyn til eksportkontrol, indarbejder vi det i vores interne procedurer for den pågældende ordre, herunder adgang til tegninger og opbevaring af materiale.
Vi forventer, at kunder med særlige regulatoriske krav gør os opmærksomme på dem tidligt i dialogen, så de kan indarbejdes i ordrebekræftelse og produktionsplanlægning fra starten, i stedet for at blive en efterfølgende korrektion.
Whistleblowerordning
Medarbejdere, samarbejdspartnere og leverandører kan indberette alvorlige forhold, fx økonomisk kriminalitet, korruption, brud på miljø- eller arbejdsmiljøregler eller alvorlige brud på vores kodeks. Indberetninger behandles fortroligt.
- 01Udfyld indberetningsformularen på whistleblowersiden.
- 02Du kan indberette anonymt, undlad da oplysninger, der kan identificere dig.
- 03Indberetningen lander i en lukket postkasse, som kun den ansvarlige for ordningen har adgang til.
- 04Du får svar inden for rimelig tid, hvis du har oplyst kontaktdata.
Du kan også skrive direkte til whistleblower-postkassen, hvis du foretrækker det.
Databeskyttelse og håndtering af persondata
I kontakten med kunder, leverandører og medarbejdere behandler vi persondata i det omfang, det er nødvendigt for at drive forretningen, herunder kontaktoplysninger i forbindelse med ordrer, ansættelsesforhold og henvendelser gennem hjemmesiden.
Persondata opbevares sikkert og deles ikke med tredjepart, ud over hvad der er nødvendigt for at gennemføre en konkret opgave, for eksempel i forbindelse med forsendelse eller overfladebehandling hos en samarbejdspartner.
Henvendelser om, hvilke oplysninger vi har registreret, eller ønsker om at få rettet eller slettet oplysninger, kan rettes til salg@rmfintech.dk, hvorefter vi vender tilbage inden for rimelig tid.
Leverandørkodeks i den daglige praksis
Leverandørkodeksets krav om ordentlige arbejdsforhold, miljøansvarlighed og forretningsetik indgår som en del af vurderingen, når en ny leverandør skal godkendes, og som en del af den løbende opfølgning på eksisterende samarbejder.
Alvorlige eller gentagne brud på kodekset kan føre til, at samarbejdet med en leverandør ophører. Beslutningen tages ud fra en konkret vurdering af bruddets karakter og leverandørens vilje og evne til at rette op på forholdet.
Vi ser leverandørkodeksets krav som en naturlig forlængelse af de krav, vi stiller til os selv internt, og vi forventer, at samarbejdspartnere forstår kodekset som en forudsætning for samarbejdet, ikke som en formalitet.
Rapportering og opfølgning på compliance
Compliance-arbejdet følges op løbende, med gennemgang af, om politikker og procedurer efterleves i praksis, og om der er behov for justeringer på baggrund af ændringer i lovgivning eller kundekrav inden for de brancher, vi betjener.
Whistleblowerordningen er en central del af opfølgningen, fordi den giver medarbejdere og samarbejdspartnere mulighed for at gøre opmærksom på forhold, der ellers ikke ville nå frem til ledelsen ad almindelige kanaler.
Indberetninger gennem whistleblowerordningen behandles fortroligt og undersøges grundigt, og den, der indberetter i god tro, er beskyttet mod negative konsekvenser, uanset om indberetningen efterfølgende viser sig at være berettiget eller ej.
Skal vi producere noget for din virksomhed?
Send din tegning, så vender vi tilbage med teknisk vurdering og tilbud. Vi modtager elektroniske tegninger i de fleste formater, og alt materiale behandles fortroligt.